ArquitecturaArtículosDocumentaciónFacility Management
Fecha: 02/11/2016
Idioma: Castellano
Autor: C.I. Meirovich Montrull & C. N. Infante López
Procedencia: Meirovich Consulting – Planificación de Hospitales y Equipamiento

Introducción

La inversión en tecnología médica e instalaciones especiales para establecimiento para la salud, público o privado, debe tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

• Las necesidades: Patologías prevalentes, situación social, necesidades de prestar nuevos servicios.

• Vida útil esperada y tiempo de retorno de inversión: cada vez más se requiere identificar el tiempo que un equipo brindará servicio y el tiempo en que su inversión se recuperará, ya sea en forma de facturación (establecimientos privados) o en utilización (públicos)

• El mantenimiento: éste es posiblemente el factor más importante para obtener resultados positivos durante la vida útil del equipo e incluso más allá de ella (con el consiguiente aumento en el retorno de inversión o utilización)

No son pocos los casos en los que tan sólo cuando el equipo se rompe o deja de funcionar surgen las preguntas: ¿Cuánto cuesta el arreglo? ¿Estamos capacitados para arreglarlo? Y sino podemos hacerlo nosotros, ¿quién podrá hacerlo?.

Esta situación lleva a considerar en primer lugar la importancia de un servicio de mantenimiento, la cual hoy está casi universalmente reconocido y en segundo lugar si existen alternativas para reducir los costes de mantenimiento y al mismo tiempo llevar la disponibilidad del equipamiento a un 100%.

¿Que debe hacer un servicio de mantenimiento?

El costeo basado en actividades (ABC en inglés) considera que para que una empresa (en este caso: un hospital) brinde servicios (sanitarios) necesita llevar a cabo ciertos procesos y actividades que consumen recursos por lo que en un primer momento se definen actividades y centros de costes donde se realizarán dichas actividades para luego asignarlas a objetos de coste (los servicios sanitarios en última instancia) y de ese modo identificar y valorar claramente el costo por ejemplo de una intervención quirúrgica o de un proceso de admisión de un paciente.

El mantenimiento es una de esas actividades (considerada por la bibliografía “de soporte”) que insume recursos (horas hombre, repuestos, herramientas) que se aplicarán a los equipos o instalaciones que son utilizadas por el personal sanitario para brindar el servicio sanitario (utilizando recursos adicionales como son los insumos, el espacio, etc.).

El servicio de mantenimiento debe asegurar el funcionamiento y seguridad tanto del personal como del los pacientes.

Un servicio de mantenimiento por tanto debe contar con:


• Recursos Humanos: Cualificaciones del personal para realizar el mantenimiento así como su coste directo e indirecto.

• Recursos Físicos: Espacio de trabajo, herramientas, equipos de medición especializados para equipamiento médico

• Procesos claros para cada trabajo requerido con registro de las tareas y resultados obtenidos, recomendaciones y previsión de mantenimiento.

Y debe contar como indicadores externos que permitan evaluar su labor / funcionamiento:

• Lucro cesante: que se genera por no brindar un servicio debido la baja de un equipo o de una instalación.

• Disponibilidad: Lo que realmente importa a la producción para la atención del paciente. 

Para lo cual, en forma interna podrá tener -entre otros- los siguientes indicadores:

• Disponibilidad de Repuestos: Dependiendo de la complejidad de equipo, su origen y sistema de distribución.

• Tiempos de respuesta: Desde que se produce un evento hasta que se da la solución, teniendo en cuenta el tipo y criticidad del problema.

Optar por un servicio propio o tercerizado

Se deben identificar y contrastar las fortalezas y debilidades de la organización para determinar si es necesario contratar un servicio tercerizado de tipo completo o parcial y para ellos hay que determinar las ventajas y desventajas que cada modalidad de servicio conlleva y como se reflejan dichas potenciales ventajas y desventajas en la organización. Analizando por separado cada modalidad se pueden observar las siguientes ventajas y desventajas genéricas:

tabla

La incorporación de un servicio de mantenimiento tercerizado (total o parcial) incorpora un elemento: la contratación y los mecanismos de gestión para asegurar la disponibilidad del equipamiento y/o las instalaciones del centro.

 La contratación de servicios tercerizados

Se listan algunos de los elementos más comunes que se deben incorporar en dicha contratación:

• Modalidad de Contratación: Licitación publica, licitación negociada, contratación directa. Formas de pago, tipos de garantías.

• Condiciones Laborales del Personal contratado:Espacio propio, espacio compartido, herramientas, seguros de accidentes de trabajo, aportaciones a la Seg. Social, … (Al menos mismas condiciones salariales que el personal del centro?)

• Servicio a Prestar: Reparación de Equipos, gestión de incidencias, Gestión de contratos, Asesoría en la compra de equipos, Asesoría en la logística de Mantenimiento. 


• Tipo de Servicio: Presencial, Soporte telefónico, combinación en función de complejidad de equipos. Guardias activas, guardias pasivas

• Indicadores de Servicio: Disponibilidad por servicio o por equipo, tiempos de respuesta, tiempo fuera de servicio, horas de servicio dentro del centro, disponibilidad de repuestos.

• Mecanismos de Control: Sistema de control informático. Software, organigrama, penalizaciones, control de personal. Control de servicios realizados, informes por eventos, informes por intervención, producción mensual, periodos de garantía.

El tiempo mínimo de contratación para un servicio de mantenimiento tercerizado según la bibliografía debe ser mayor a 5 años, ya que es el tiempo mínimo para ver cambios en la gestión. Contratos de menor duración probablemente tampoco permitan a las empresas obtener un retorno a su inversión. Contratos de mayor duración pueden tener una componente financiera de mayor peso que diluya el objeto técnico del servicio.

ilust

Debe asegurarse en todo momento la cualificación del personal asignado al contrato y deben definirse unos baremos mínimos que no permitan reducir la calidad del servicio bajo ningún concepto.

Un contrato de mantenimiento es un proceso continuo; esto significa que requiere una revisión continua de sus condiciones en función de los resultados de sus indicadores y por tanto no puede quedar estático durante la vida del contrato.

Conclusión

Invertir en un mantenimiento propio u optar por uno tercerizado o subcontratado, no es una elección fácil cuando ya existe un servicio propio, ya que a las componentes económicas se agrega la componente humana. La tercerización es u
na opción que se plantea cada vez más, no sólo en la industria sino también en los hospitales, movidos por la urgencia de aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión, fundamentalmente para reducir costes.

La decisión dependerá estrechamente de la situación de partida de cada centro hospitalario y de las posibilidades financieras que cada alternativa brinde como solución global. En cualquier caso es importante tener claro que no será ni más fácil ni más barato contratar a un tercero para hacer un mantenimiento, pero que puede ser la solución adecuada para asegurar la disponibilidad del equipamiento y esto en definitiva es lo que debería ser en todo momento la prioridad de la dirección del centro hospitalario: la disponibilidad del equipamiento para brindar un servicio sanitario de excelencia.

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