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Fecha: 29/11/2017

Idioma: Castellano

Web: ver aquí

Autor: Helena Ferré, TEST JG, Ingeniera química y consultora de Facility Management

Procedencia: TEST JG

 

 

Este artículo fue publicado por primera vez en el anuario de la Asociación española de Ingenieria Hospitalaria de 2017

 

 

Qué es el Facility Management, cuándo aplicarlo y qué beneficios aporta para la explotación de instalaciones hospitalarias es un tema recurrente hoy en día en el sector.  El objetivo de este artículo es analizar, bajo el punto de vista de TEST JG, las diferentes claves del Facility Management para el éxito del modelo en la explotación de los edificios, respondiendo a preguntas simples y claras ilustradas con ejemplos prácticos y presentando las herramientas informáticas que se han vuelto imprescindibles para una gestión eficiente.

 

¿Qué es Facility Management?

El objetivo del Facility Manager es dotar a cada organización de las infraestructuras, servicios y su-ministros necesarios, reduciendo sus costes asociados, asegurando su funcionalidad, confort y seguridad para ejercer correctamente su actividad.

Es decir, como un malabarista, gestionar todo aquello que no conforma el “core business” de la actividad de una institución, pero es absolutamente necesario para poder llevar a cabo esta actividad. En un hospital, lo que conforma la actividad principal se fundamenta en los servicios médicos, el departamento financiero y los recursos humanos. Así pues, el Facility Manager debería encargarse de los servicios auxiliares como el mantenimiento, la limpieza, los suministros, la seguridad, el catering y un largo etc., ofreciendo la mejor calidad al menor coste posible.

Existen diferentes modelos de Facility Management (FM) dependiendo de si se externaliza o se asume el concepto por la propiedad. La elección del mejor modelo dependerá de la capacidad técnica del equipo propio y de la necesidad de mantener la objetividad, flexibilidad y distancia entre las partes contratantes. A menudo, la gestión desde la propiedad con el apoyo de una consultoría externa es la mejor opción, al conservar el conocimiento de las instalaciones y la actividad e introducir la imparcialidad de incorporar un tercero con experiencia en el sector y una amplia visión desde la distancia (figura 1).

test jg

Figura 1

¿Por qué implementar un modelo de FM?

La planificación, el estudio de las necesidades y la estrategia a largo plazo tienen como resultado una mejor fiabilidad de las instalaciones o infraestructuras, un incremento del valor de las inversiones y un mejor servicio a los usuarios del edificio.

Veamos cómo puede afectar, por ejemplo, disponer de un modelo de gestión adecuado en el servicio de mantenimiento de las instalaciones:

  1. En un ciclo de vida de un edificio de aproximadamente 30 años, el coste de la operación y el mantenimiento del mismo supone alrededor del 75% del coste total.
  2. La trazabilidad de las operaciones de mantenimiento per-mite encontrar el punto de equilibrio entre el presupuesto destinado al mantenimiento preventivo/predictivo respecto al volumen y el coste de las incidencias de correctivo.
  • El marco legal exige el registro de las tareas de mantenimiento y éste es imprescindible para cumplir con los protocolos estándares (ISO 9001/14001), Due Diligences o mantener la independencia de terceros sobre el conocimiento técnico de las instalaciones.

 

¿Dónde es aplicable?

El modelo es aplicable a cualquier instalación o edificio, aunque es especialmente beneficioso para edificios complejos ya sea por sus instalaciones o por la necesidad de garantizar un servicio alta-mente fiable y de calidad. En el sector hospitalario se cumplen ambas condiciones.

El modelo también es especial-mente útil cuando se dispone de un parque inmobiliario o bien para el benchmarking con instalaciones similares.

 

¿Cuándo desarrollar el modelo?

Sin duda, el momento para desarrollar el modelo de FM es durante la concepción del edificio, aunque a menudo es un hito imposible de alcanzar. La toma de decisiones y el coste en inversión para implementar un modelo u otro son asequibles y altamente rentables durante la fase de diseño de los edificios, mientras que suponen inversiones importantes y una afectación a menudo demasiado grande para la actividad de los edificios durante la fase de explotación y conservación de los mismos. (figura 2)

Figura 2

 

¿Cómo desarrollar el modelo?

La implantación del modelo se puede definir en cuatro fases: La elaboración de los proyectos de servicios, la preparación de la licitación de los mismos incluyendo acuerdos de nivel de ser-vicio (SLAs), la implementación de una herramienta informática de gestión de FM y el servicio de asistencia técnica para iniciar el modelo. A continuación amplia cada una de ellas con mayor detalle:

La elaboración de un proyecto de servicios, siendo el de mantenimiento el más conocido, permite establecer un inventario de zonas y activos sobre los que se llevará a cabo el servicio, las operaciones a realizar garantizando en todo momento un mínimo de calidad y las directrices obligatorias para desarrollarlo, de  acuerdo con la normativa vigente.

Figura 3 (Fuente: TEST JG)

El objeto del pliego de licitación es definir los criterios a seguir por la Empresa Adjudicataria, para el desarrollo de los servicios a con-tratar. Una correcta definición de los objetivos, el alcance, la calidad esperada y las garantías,  aseguran la contratación de los servicios a un precio ajustado para comparar las ofertas de distintos proveedores en igualdad de condiciones, tanto para el sector público como el privado.

La inclusión de acuerdos de nivel de servicio (SLA) permite definir una remuneración variable en función del cumplimiento de los objetivos de calidad fijados en el pliego de condiciones. Los indicadores clave (KPI) permiten definir los parámetros a supervisar para evaluar de manera objetiva el cumplimiento de los SLA.

Una herramienta básica para la supervisión del modelo es un software de Facility Management. El proveedor de servicios debe usarlo para registrar todas las operaciones e incidencias de las instalaciones. Es altamente recomendable que el programa pertenezca a la propiedad así como la información en él contenido para no perder conocimiento ni capacidad técnica con la rotación de los distintos proveedores de servicios.

Su uso permitirá el resultado objetivo de KPIs, la centralización del la información, la reducción de tiempos de respuesta y una mejora en la eficiencia de las comunicaciones así como la gestión documental del servicio.

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