Identificar las necesidades en la integración de disciplinas en la gestión de infraestructura hospitalaria en Colombia

Fecha: Abril 2017
Idioma: Inglés
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Procedencia: Congreso Latinoamericano de Ingeniería Biomédica 2016 en Bucaramanga (Colombia)
Autor: M. Madroñal Ortiz, B. Galeano Upegui, N. Escobar Mora, L. Cruz Parra y I. Rios Cuartas, Grupo de Investigaciones en Bioingeniería Clínica, GIBIOING, Univ. Pontificia Bolivariana - Medellín, Colombia a

El artículo presenta una visión del estado del arte de la Gestión de Activos Físicos Hospitalarios para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) en Colombia. Los activos físicos hospitalarios pueden representar la inversión más importante para las IPS, de modo que disciplinas como la ingeniería y la arquitectura son fundamentales para reformar y transformar la estructura organizacional de con el fin de contribuir en la recuperación de los pacientes, en el clima organizacional y la comunidad en general.

Esto se puede identificar en como algunas IPS en Colombia se encuentran agremiadas para defender sus intereses corporativos en forma de clúster de salud, llegado a contar con el 50% de las 43 mejores clínicas y hospitales de Latinoamérica según la revista América Economía (2015).

Por eso los autores acordes con lo expuesto por Negrotti (2015), donde la infraestructura de una organización representa la misión, los valores y los principios de la misma, y en el caso de los edificios expresan la identidad corporativa de forma clara y concisa. Esto está relacionado con lo expuesto por Feingold (2012) con el planteamiento estratégico de la cartera de los activos inmobiliarios, generando el marco de decisión para que las organizaciones definan los pasos más convenientes a seguir; no siendo un hecho aislado y limitado a la optimización de espacios, reducción de costos u optimización de tecnologías.

Por una parte, se ha tenido la consideración del desarrollo de disciplinas como el Facility Management, dedicada a la gestión de activos físicos (inmuebles) e infraestructura, que cada día adquieren complejidad y albergan más tecnología las organizaciones intensifican la competitividad, los costos, las exigencias, las expectativas sobre la salud, la seguridad y el bienestar de los usuarios, además del medio ambiente. De modo que estando de acuerdo con Feingold (2012), las compañías suman cada vez nuevas responsabilidades y desafíos en sus entornos de trabajo al objeto social.

Por otra parte, la Gestión de Activos (Asset Management) definida según la IAM (The Institute of Asset Management, 2016), como la "actividad coordinada de una organización para generar valor de los activos". A su vez, la definición de activo es "un elemento, cosa o entidad que tiene un valor potencial o real en una organización". En el caso de activos físicos son aquellos que conforman un foco importante de las organizaciones, dentro de las cinco modalidades de activos (financieros, humanos, intangibles, de información y físicos).Por este motivo se empezó a estudiar el estándar ISO 55000, que tiene su origen en la especificación PAS 55 del British Standards Institution (BSI), ofrece una visión general de la gestión de activos y los sistemas de gestión de activos, mediante las prácticas comunes que pueden aplicarse a la más amplia gama de activos y organizaciones, a través de diferentes culturas.

El estándar ISO 55000 permite a una organización lograr sus objetivos a través de la efectividad y eficiencia de la gestión de sus activos. La aplicación de un sistema de gestión de activos proporciona la seguridad de que esos objetivos se pueden lograr de manera consistente y sostenible en el tiempo (ISO 55000:2014).

En cuanto a los diferentes tipos de activos físicos, se debe tener en cuenta que el Decreto 1769/1994 de Colombia los divide en cuatro grupos: Los equipos biomédicos; Los equipos de telecomunicaciones e informática; Los equipos industriales; Y por último la infraestructura, que para los efectos del mantenimiento, se entiende por infraestructura hospitalaria los edificios, las instalaciones físicas, las redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de vapor, redes locales, redes de conducción de gases medicinales y las áreas adyacentes a las edificaciones. Esto está en relación con la elección de este estudio en instituciones de salud, se debe a que existen varios factores que parecen distinguir los hospitales de muchos otros negocios según Lennerts (2009).

En primer lugar, son instalaciones que están abiertas las 24 horas del día, 7 días a la semana; en segundo lugar, producen servicios particularmente complejos; y, en tercer lugar, un error en un hospital puede costar una vida. Estas características suponen condiciones excepcionales, generando una serie de objetivos que son mucho más complejos que los que están contenidos en la visión que maximiza el beneficio de la mayoría de las empresas. Los hospitales también deben actualizar constantemente sus activos para cumplir con los más altos estándares técnicos y de seguridad, a pesar de que esto pueda generar altos niveles de inversión.

En este estudio en cambio, se ha buscado la visión estratégica organizacional, según la IAM (2015), la situación actual de muchas empresas a nivel mundial y en cualquier tipo de sector cuentan en la Gestión de Activos con:

Políticas y estrategias de gestión según el gerente de turno.
Confusión de proceso, roles y dilución de responsabilidades.
Recursos informáticos sub-utilizados.
Procesos confusos no documentados al 100%.
Diversos líderes de opinión en desacuerdo.
Gestión del riesgo y del ciclo de vida en etapas incipientes.
Dificultad para demostrar ante las partes interesadas un manejo responsable y sustentable en el tiempo.

Esto relaciona lo dicho por Chavez (2016) y la IAM (2015), donde se deduce que el primer gran obstáculo que deben enfrentar las corporaciones que no han implantado un BCP es el desconocimiento al dimensionarlo y realizarlo, de modo que la segunda dificultad es vencer al presupuesto conforme con lo descrito por Cabrera y Martínez (2008).

Dentro de las corporaciones debe dimensionarse al BCP como un seguro y no como un gasto “hay que tenerlo para en ocasiones no usarlo, pero el día en que se requiera la empresa saldrá adelante”. Y el siguiente punto se centra en la búsqueda de la Excelencia Operacional, que según Amendola (2015), es el objetivo para que los negocios mejoren continuamente la calidad de los bienes y servicios. Esto se reduce a lograr la superioridad competitiva desde el punto de vista del núcleo de la empresa entre “Procesos-Personas-Tecnología-Redes de Trabajo (Networks)”.

El grupo de trabajo de la Línea de Investigación en Ingeniería Clínica y Hospitalaria del Grupo de Investigaciones de Bioingeniería de la Universidad Pontificia Bolivariana (Medellín) ha estudiado el tema de Sistemas Integrados de Gestión de Activos (Galeano et als., 2015) sobre la norma PAS 55 (predecesora del estándar ISO 55000). Dicho trabajo desarrolla un modelo a partir de la homologación de los requerimientos legales, de acreditación nacional e internacional y las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud OMS, la Pan American Health Organization (PAHO) y el Ministerio de la Protección Social con el fin de su implementación en Colombia. Y se vincula con estudios expuestos por PMM Business Institute for Learning (2016), donde se plantea que el Asset Management y el Facility Management tienene activos comunes y se entrelazan en los activos físicos. Los activos físicos que comparten dichas disciplinas son los “Facilities” o Infraestructura, es decir el edificio y sus instalaciones como climatización, contraincendios, telecomunicaciones, electricidad, agua, etc ... los cuales soportan la actividad principal de la organización. Así que estas dos disciplinas son complementarias entre sí para conseguir los objetivos de la organización.

Por lo tanto, el objetivo de este documento es presentar la necesidad de integrar las diferentes disciplinas de gestión, así como la compatibilidad entre estos estándares internacionales y además cumplir las normativas estatales, siendo necesaria una homologación con el fin de poder integrar toda la reglamentación en el ámbito salud.

De otra manera, los autores buscan proponer a partir del modelo presentado en el trabajo de Galeano et als. (2015) una integración de las diferentes disciplinas de gestión donde se pretende involucrar el ciclo de vida de los activos hospitalarios y plantear herramientas para la toma de decisiones frente a la adquisición y reposición de activos físicos hospitalarios con el fin de satisfacer las necesidades de gestión de infraestructura. Así como plantear los criterios del sector salud y metodologías de evaluación de criticidad de los activos físicos hospitalarios, y definir metodologías y herramientas que facilitarán la adecuada gestión de las IPS frente al cuidado de la infraestructura y los riesgos asociados a los mismos.

Así pues, con los resultados obtenidos se comprueba que adecuadas metodologías y herramientas posibilitan una óptima gestión de los activos físicos hospitalarios, así como realizar un diagnóstico de la gestión del ciclo de vida de los activos de las IPS. A través de esta revisión, se pudo establecer que las principales necesidades de la gestión de infraestructura hospitalaria en Colombia son las siguientes:

La gestión de la infraestructura hospitalaria no está alineada con los estándares mencionados y el AssM y FM.
Existe escasa formación y capacitación del personal que trabaja en infraestructura hospitalaria en AssM y FM.
Existe incompatibilidades entre departamentos, líderes y estructura organizacional.
No se evidencia que la gestión de los activos físicos se base el ciclo de vida de los activos.
Los procesos y metodologías usados en la actualidad usado por las IPS son confusos y no permiten mantener la infraestructura acorde a un servicio de clase mundial.
Existe carencia de herramientas que permitan tomar decisiones objetivas para gestionar de una manera adecuada la infraestructura hospitalaria.

Las conclusiones que obtienen los autores de este estudio, es la determinación de que existen la necesidad de investigar sobre aquellas disciplinas vinculadas a estándares internacionales (ISO-55000, UNE/EN-1521, ISO-18480, UNE/EN-16646, ISO-31000) para poder tener un claro panorama de las buenas prácticas en la gestión de activos físicos. Así como también identificar las herramientas que fortalecen a los estándares y normas relacionadas a la infraestructura de salud.

Además, se precisa saber si las buenas prácticas y el uso de estos estándares son los óptimos para alcanzar la Excelencia Operacional como meta fundamentar de las instituciones de salud, y por lo tanto fomentar la implantación de disciplinas (AssM y FM) bajo el alineamiento de dichos estándares. Además del desarrollo de metodologías que permitan diagnosticar el estado de las instituciones de salud en la gestión de activos físicos hospitalarios, como es el caso de la ISO-55000.

Y por tanto el desarrollo de modelos de gestión de infraestructura hospitalaria capaces de integrar las diferentes disciplinas utilizadas a nivel mundial, llevado el adecuado manejo del ciclo de vida de los activos físicos con el fin de cumplir y respaldar los objetivos, estrategias y políticas organizacionales y alcanzar la Excelencia Operacional.