Este artículo se publicó por primera vez en el Journal of Engineering Research el 10 de noviembre de 2021 con el nombre de Identification and classification of facilities managers functions: a proposal validated by Latin American experts. Es consultable en línea en el siguiente enlace.

La misión de las diferentes funciones básicas organizadas en distintas áreas del Facility Management (FM) es conseguir el bienestar de los empleados y dar apoyo a los objetivos organizacionales de manera que aporten para una mayor rentabilidad de los recursos (Duque, 2017). En este estudio para diferenciar los roles de las funciones lo definimos de la siguiente manera: el rol es el papel que alguien desempeña en una organización y la función es la tarea que corresponde realizar a esa persona (UCSC, 2018). Más claramente desde el punto de vista de IFMA-Spain (2019) las funciones desempeñadas por los profesionales del FM son “el desarrollo de las estrategias corporativas respecto a los recursos inmobiliarios, políticas de optimización de espacios, coordinación de los proyectos de construcción, renovación y reubicación, contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones e ingeniería”. 

En el FM existen varias perspectivas de la clasificación de las funciones que realizan sus profesionales, una de estas es la de FM-House (2018), quien propone que cada organización tiene nombres o atribuciones distintas para cada función de soporte que se desarrolla bajo el paraguas del FM, y propone la agrupación de las diferentes actividades, procesos y funciones en seis áreas diferentes: gestión inmobiliaria, gestión de espacios y proyectos, gestión de servicios, gestión ambiental, gestión estratégica y soporte.

Estas áreas principales del FM están muy vinculadas a las tareas, responsabilidades y competencias que son desarrolladas por un FMer, las cuales según un estudio de Kuda, Beránková & Soukup (2012), se pueden clasificar en ocho áreas: gerencia y liderazgo de personas, gerencia y mantenimiento, beneficio inmobiliario, tecnología, proyectos, servicios adicionales, planificación, finanzas y presupuestos.

En cambio, el valor añadido (VA) que genera el FM requiere una adecuada coordinación del espacio, el equipo de trabajo y los activos fijos, buscando la efectividad dentro del ambiente de trabajo y sin separar al personal de los problemas operativos básicos. Esto concuerda parcialmente con la definición del IFMA que distribuye dichas funciones de las actividades de soporte en tres áreas representativas que están vinculadas a: empleados (Personas), actividades de trabajo (Procesos) y el Entorno de trabajo (Espacio), según Potkány & Babiaková (2013), aunque en esta distribución falta el área de tecnología asociada a los tradicionales puntales del FM.

En todo caso, las funciones del facilities manager (FMer) pueden estar agrupadas en diferentes áreas dependiendo de cada tipo de organización o sector industrial, incluso, esta agrupación tiene como objetivo sectorizar y fortalecer todos los procesos para estimular la coordinación de los empleados en sus lugares de trabajo, en un ambiente agradable y como apoyo para un mejor rendimiento (Kampf, 2008). Según lo expuesto recientemente, el acuerdo entre los practicantes de FM a la hora de designar las funciones y la forma de agrupar las actividades del FM es confuso, debido al sinfín de visiones de cada investigador, practicante u organización y al nivel empresarial a lo largo del tiempo.

Para clarificar el confuso panorama se llevó a cabo una revisión de la literatura con una ventana de observación entre 1990 y 2019, desde que el FM empezó a alinearse a la planificación estratégica organizacional hasta el año anterior de la consulta. En los resultados obtenidos de la revisión de la literatura se consideró la clasificación de las funciones según Ee (2015) de no usar un número mayor a siete áreas para una gestión efectiva del FM y, por tanto, se decidió proponer la agrupación de funciones en seis áreas acorde a lo expuesto por Castro & Plaza (2019).

En la Tabla 1 se presenta el resultado provisional, que se obtuvo recogiendo las diferentes funciones de los documentos seleccionados en la propuesta de las siguientes seis áreas principales del FM: Gestión de Activos y Mantenimiento (Asset & Maintenance Management), Gestión de Bienes Raíces y Propiedades (Real Estate & Property Management), Gestión de Energía y Sostenibilidad (Energy & Sustainability Management), Gestión de Proyectos Corporativos (Corporate Project Management), Gestión del Espacio de Trabajo (Workplace Management) y Gestión de Facilities Services (Facilities Services Management).

Tabla 1. Relación de funciones propuestas de la profesión del FM y su clasificación en 6 áreas del FM para la consulta a expertos. (Fuente: elaboración propia).  

Esta información fue enviada a 17 expertos en FM provenientes de 8 países latinoamericanos, con la intención de validar la propuesta (Tabla 1), para el análisis de las respuestas de los expertos consultados en una única ronda de consulta con una posterior retroalimentación con información cualitativa y comentarios de estos. La participación de los expertos como un grupo focal se condicionó a que todos cumplieran los requisitos alcanzar el percentil 80 de conocimiento sobre la profesión del FM, experiencia laboral y desempeño en diferentes niveles de gestión, a través de un cuestionario sobre su competencia.