Una parte importante del trabajo de quien se dedica al equipamiento biomédico dentro de las infraestructuras hospitalarias es el soporte a la adquisición de equipos. Sea quien sea el comprador y sea cual sea la modalidad de financiación, entre los documentos de solicitud de ofertas siempre hay una ficha de especificaciones técnicas (EETT) relativas al equipo biomédico que se quiere adquirir.

En este artículo proponemos una metodología de redacción de las fichas a tal efecto. Es una receta que hemos usado y usamos habitualmente porque el resultado es riguroso y da seguridad a la planificación temporal del comprador. Por otro lado, es una metodología altamente exigente en tiempo y calidad por parte de los redactores y participantes en general.

Tanto en compra privada como en compra pública, fomentar la competencia entre proveedores es beneficioso para al comprador. Y lo es igualmente si hablamos de adquisición por alquiler, pago por consumible u otras modalidades. Si se tienen claros los mínimos requisitos funcionales a los que no se puede renunciar, la apertura de la concurrencia permite obtener el mejor equipo al mejor precio; o mejores condiciones técnicas posventa al mismo precio; o accesorios y módulos de mayor calidad; o mejor servicio por parte de los proveedores. Así que la adaptación al marco técnico-legal particular de cada compra, la apertura de la concurrencia y el aseguramiento de las características técnicas requeridas son los tres pilares de nuestra receta:

1. Estudio detallado del marco legal de referencia. En compra pública, el contexto está claro: ley de contrataciones públicas de la administración pertinente. En compra privada, nos apoyamos en protocolos internos de la institución, si existen, o en precedentes similares. En general, en ambos casos mantenemos la línea de trazabilidad del proceso de adquisición así como principios de transparencia en el desarrollo del mismo, lo que implica documentar todos los pasos: solicitud de ofertas, recepción de las mismas, análisis técnico y económico, resultados y propuesta de adquisición.
El marco legal condiciona el abordaje técnico de la adquisición (si se realiza o no una consulta previa al mercado, si se permite el loteamiento, si nos obliga a un concurso internacional, si al equipo le podremos dar mantenimiento integral durante dos años más allá del período de garantía, etc; todos estos aspectos técnicos dibujan la solución a la necesidad del equipo nuevo); la metodología (porque nos dicta los pasos técnico-administrativos de todo el procedimiento y el calendario); e incluso, en algunos casos, hasta el formato de la ficha de EETT (este es el caso de algunas normativas americanas). Es por ello que se debe conocer en profundidad la normativa para aprovechar todas las herramientas que nos permita y proponer caminos de adquisición favorables a nuestro cliente.

2. Análisis técnico especializado de las soluciones tecnológicas que ofrece el mercado para las necesidades clínicas a las que debe dar respuesta el equipo a adquirir. Este trabajo es propio del ingeniero biomédico y debe ser minucioso porque siempre deberemos responder a las dudas de clínicos, técnicos de mantenimiento y otros agentes de la institución-cliente. Se deben conocer todas las funcionalidades de los equipos del mercado, gamas tecnológicas, diferencias, ventajas e inconvenientes. Se debe haber hablado con product-managers especializados de los proveedores, consultar bases de datos internacionales, webgrafía, usuarios futuros y usuarios previos, sean o no de la misma institución compradora. Chequear los datos y contrastar opiniones es fundamental.

3. Cuando ya se conocen con detalle las posibilidades técnicas de los equipos, toca la elección del formato de ficha de EETT. Esto no es trivial: el formato será coherente con el marco legal, con la línea estratégica de la institución y con el alcance de la adquisición. Si se incluyen o no aspectos técnicos complementarios, o si se adquieren servicios como mantenimiento integral, o si la normativa a exigir será nacional o internacional, etc; todos estos detalles deben tenerse en cuenta para la elección del formato: ni demasiado escueto, ni demasiado amplio. Y, por descontado, no todos los equipos biomédicos tienen la misma complejidad tecnológica, y a eso también se debe adaptar el formato.
Aquí también te aconsejamos un formato tal que facilite el trabajo durante la etapa de valoraciones técnicas: por ejemplo, solicitando al oferente el punto exacto de la documentación donde se sustenta su cumplimiento de cada punto, o dejando un espacio para anotar puntuaciones y comentarios.