Fecha: 13/11/2017 Idioma: Castellano Web: ver aquí Autores: Jaume Balust , Responsable de la Sección de Anestesiología y Reanimación del Hospital Clínic de Barcelona y Cofounder de Estimtrack.  Xavier Borrat, Especialista Senior del Servicio Anestesiología y Reanimación del Hospital Clinic de Barcelona y Cofounder de Estimtrack.  

Introducción

La evolución de la medicina en las últimas décadas ha supuesto un incremento exponencial en el número de procedimientos quirúrgicos, de su complejidad, del personal implicado en ellos y, consecuentemente, de los costes económicos que representa el área quirúrgica para un hospital. Debemos tener presente que los quirófanos modernos requieren una elevada inversión en tecnología, y que son unidades con altas necesidades de personal. Por este motivo, son áreas en las que hay que intentar optimizar al máximo su rendimiento. Además, las listas de espera son un factor que también influye en la necesidad de aumentar el número de intervenciones, lo que también supone una mayor presión para aumentar la eficiencia de las AQ. Desde un punto de vista global, la eficiencia de las AQ sería poder realizar el máximo número de intervenciones con el menor coste posible. Esta definición tan simple encierra un problema muy complejo que podríamos dividir en dos apartados, que son los que van a condicionar la eficiencia de un AQ: la programación quirúrgica y la gestión del flujo de pacientes el día de la cirugía. Es muy importante recordar que cualquier criterio de eficiencia no debe nunca afectar a la seguridad del paciente. Primero hay que garantizar que el resultado clínico sea correcto, y que cualquier medida de eficiencia no lo va a comprometer. Conscientes de la necesidad de mejorar la eficiencia, en el año 2013 nos planteamos desarrollar un sistema informático capaz de actuar a diferentes niveles,  que sirviera para realizar la programación quirúrgica, que controlase el flujo de pacientes, y que a la vez pudiese analizar el rendimiento del AQ.  

Estimtrack

Desarrollamos un ecosistema de aplicaciones informáticas que consta de cuatro partes bien diferenciadas:   1)La Planificación Quirúrgica: el sistema recoge la duración de todas las cirugías realizadas. Con estos datos y mediante la utilización de técnicas de Machine Learning (ML), es capaz de predecir cuál será la duración de la cirugía programada dependiendo del tipo de cirugía, del cirujano y de la hora del día que se vaya a realizar la intervención. Cuando los pacientes tienen una indicación quirúrgica y tienen todas las pruebas preoperatorias realizadas, entran en el pool de programación quirúrgica. El sistema utiliza Bin Packing con la técnica de Best Fit para realizar la mejor programación quirúrgica utilizando la previsión de tiempo que predefine ML.   2) La gestión del día de la cirugía: la automatización de todos los avisos, junto con la instalación de pantallas que muestran el flujo de pacientes permiten una mejor comunicación y coordinación con el personal auxiliar, lo que ayuda a disminuir los tiempos de cambio entre pacientes y evita retrasos y demoras. Cada día y de manera automática el Sistema de Información Hospitalario (HIS) envía el programa quirúrgico de cada quirófano a una tablet instalada en él. Cada intervención tiene una duración estimada pre-asignada por el sistema. Desde la tablet se puede modificar la duración y ajustarla al tiempo real. La tablet se conecta vía wi-fi a la base de datos, y cada 15 segundos le envía información actualizada del tiempo que queda para finalizar la cirugía. Todas las marcas de tiempo que registra el sistema como la estancia del paciente en quirófano, la duración de la cirugía o la estancia en URPA, quedan registrados en la base de datos de Estimtrack (ET), lo que permite su análisis posterior. El personal auxiliar (camilleros, esterilización y limpieza) están interconectados a la base de datos mediante unos smartphones (SP) que contienen una aplicación especialmente diseñada para ET. El sistema, de forma automática, lanza avisos al personal auxiliar para que este sepa cuando tiene que realizar su trabajo (entrar paciente a quirófano, recoger material, limpieza de quirófanos, etc.) La automatización permite disminuir el número de llamadas necesarias, minimizar errores y descuidos, de tal manera que el flujo de pacientes mejora y disminuyen los tiempos de preparación de quirófano. Toda esta información puede visualizarse en pantallas que muestran el flujo de pacientes dentro del AQ. La visualización del flujo de pacientes permite saber cuál es la situación global de todo el bloque quirúrgico. Asimismo, permite visualizar el nº de tareas pendientes cada hora, con lo que se puede optimizar el trabajo del personal auxiliar.   3) Análisis del rendimiento: De manera automática, la base de datos almacena la hora de entrada en quirófano, inicio y final de la cirugía, salida de quirófano, hora de entrada y salida de la URPA (Fig 1). Este registro de tiempos permite conocer para cada intervención, la duración de la cirugía. Estos datos almacenados de todas las cirugías son los que alimentan el algoritmo de ML, y permiten realizar una estimación muy ajustada de la duración de la cirugía, imprescindible para realizar una programación quirúrgica fiable. Asimismo, de esta base de datos se pueden extraer indicadores que permiten analizar de una manera muy detallada el rendimiento del AQ.   4)La mejora de la atención a familiares y pacientes mediante pantallas de información y aplicaciones móviles que dan información en tiempo real.  

Fig 1: Descripción de los tiempos quirúrgicos. La línea superior muestra las horas de un módulo de 8H a 16H. Las cajas azules representan el tiempo en el que un paciente está en quirófano, y las cajas en azul oscuro la duración de la cirugía. La línea a-a’ representa el tiempo que transcurre desde que el paciente entra en quirófano hasta que se inicia la cirugía. Este tiempo estaría compuesto por el tiempo que transcurre hasta el inicio de la anestesia, el tiempo necesario para realizar la inducción anestésica y el tiempo que transcurre desde que acaba la inducción y empieza la cirugía. La línea b-b’ es el tiempo que transcurre desde el final de la cirugía y la salida del paciente de quirófano.

  El flujo de pacientes en el área quirúrgica es el resultado de la interacción de numerosos agentes (camilleros, auxiliares, enfermeras, médicos…). Requiere la integración de numerosos equipos de trabajo y de diversos procesos de complejidad variable que van desde la limpieza de quirófano, esterilización de material, traslado de pacientes, intercambio de información, información a los familiares, hasta el propio acto anestésico-quirúrgico. El funcionamiento correcto de estos circuitos es crucial para un desarrollo eficiente y efectivo del trabajo en unidades de alta complejidad. La organización y seguimiento simultáneo de todos esos procesos condicionan que el flujo de pacientes sea el adecuado y resulta extraordinariamente complejo. Deberemos intentar coordinar todas las actividades del personal auxiliar para evitar al máximo cualquier retraso, ya sea en el transporte, limpieza o esterilización. Asimismo, habrá que coordinar todas las necesidades de equipamiento auxiliar que deba ser compartido entre varios procesos quirúrgicos.  

Fig 2: Pantalla instalada para visualizar el flujo de pacientes dentro del AQ. Fotografía cedida por el AQ del Hospital Clinic de Barcelona.

  La instalación de pantallas colocadas dentro del AQ para visualizar el flujo de pacientes es altamente recomendable ya que permite ver en tiempo real del funcionamiento de todos los quirófanos (fig 2). La implantación de Estimtrack ha tenido un gran impacto en el trabajo del personal auxiliar, así como en el personal de enfermería de quirófanos. Antes de su implantación, desde cada quirófano se realizaban un mínimo de 20 llamadas telefónicas diarias para conseguir los servicios del personal auxiliar. No era de extrañar que en ocasiones se produjeran descuidos, y en consecuencia, hubiera retrasos por falta de realización de la llamada oportuna. Asimismo, en muchas ocasiones el personal auxiliar comunica, no contesta la llamada o simplemente no puede atenderla por estar realizando otra tarea. Esta continua repetición de llamadas ocasiona cansancio y fastidio porque entorpece la realización del trabajo propio. Desde la implantación de ET, ya no es necesario efectuar estas llamadas, con lo que el personal de quirófano puede centrarse en su trabajo. Al funcionar todo de manera automática, no se producen descuidos, y además, el personal auxiliar tiene una previsión de cuándo van a ser requeridos sus servicios, con lo que puede organizar mejor su jornada laboral. En la fig 3 se muestra el número medio de tareas que realizan los camilleros del AQ en un día normal de trabajo. Otro aspecto importante a destacar es que hasta la fecha no existían registros del número de tareas realizadas, motivo por el que era muy difícil calcular las cargas de trabajo. Con la implantación de este sistema, se puede realizar un cálculo muy preciso de cuáles son las necesidades del personal auxiliar, y cuáles son las horas con mayor carga de trabajo.  

Fig 3: Número medio de tareas horarias que realizan los camilleros en el AQ

  La cirugía es un proceso manual con una duración indeterminada, que depende tanto del paciente como de la habilidad del cirujano. Debido a que cualquier intento de modificación del tiempo puede ir en detrimento de la seguridad clínica, todos los esfuerzos para mejorar la eficiencia deben ir encaminados a disminuir los tiempos "no quirúrgicos" (fig 1). Podemos definir tres tiempos en los que podemos actuar para mejorar la eficiencia: Inicio de la primera cirugía, cambio de paciente o turnover time, y finalmente el tiempo no utilizado desde el final de la última cirugía hasta la hora establecida de finalización.   Para seguir leyendo el documento y conocer la actuación sobre los tiempos para mejorar la eficiencia así como conocer las conclusiones debe descargarse la documentación relacionada.

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