El Instituto Catalán de Oncología resolvió adjudicar la contratación del sistema de gestión de activos y mantenimiento de equipamientos médicos, instalaciones e infraestructuras a IDASA SISTEMAS tras el proceso de LICITACIÓN PÚBLICA y frente a otras soluciones del mercado en España.

Con esta adjudicación, IDASA SISTEMAS se reafirma como proveedor de referencia en soluciones tecnológicas avanzadas de gestión de servicios de Mantenimiento y Facility Management de infraestructuras y equipamientos médicos en el sector de la salud y de los servicios sociales.

El modelo propuesto para los próximos 5 años se basa en la solución ROSMIMAN® Healthcare bajo la modalidad CLOUD (Tecnología en la nube para empresas y administración pública) como solución especializada de MANTENIMIENTO y FACILITY MANAGEMENT y aplicando metodologías, funcionalidades y desarrollos propios que optimizan el despliegue y la operación del sistema a suministrar.

Sobre los activos inmuebles a gestionar

Actualmente, desde el área de servicios generales e infraestructuras se están gestionando todos los inmuebles y servicios del Hospital Durant i Reynals, con más de 10.000 equipos dados de alta en ROSMIMAN® y 60 CECOs.

Igualmente, se están incorporando gradualmente a ROSMIMAN® la gestión integral del centro ICO Badalona en el Hospital Universitario Germans Trias i Pujol y también el ICO Girona en el Hospital Universitario Doctor Josep Trueta.

A continuación, se detallan los datos de los últimos años que ha gestionado el Departamento de Servicios Generales e Infraestructuras del ICO a través de ROSMIMAN®:

• Gestión de más de 6.000 solicitudes correctivas realizadas por los trabajadores sanitaros del Hospital Durant i Reynals.
• Planificación y ejecución de aproximadamente 260 órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y normativo mensuales de mantenimiento.

Todos los trabajos de mantenimiento los realizan empresas externas. Actualmente tres empresas contratistas utilizan el portal del contratista de ROSMIMAN® Healthcare para gestionar las tareas de mantenimiento general, limpieza y electromedicina.

Los gestores de mantenimiento del ICO además, se encargan de mantener y gestionar la documentación técnica de expedientes de obra, legalizaciones y actividades empresariales actualizada con el gestor documental inteligente incorporado en la herramienta y con más de 1.000 documentos gestionados.

Sobre los objetivos y los requisitos

El lnstitut Català de Oncologia (ICO) tenía la necesidad de contratar un servicio de aplicación Informática de última tecnología para poder realizar la gestión integral de inmuebles y servicios, con el objetivo de proveer al Departamento de Servicios Generales e infraestructuras del ICO de una herramienta adecuada para poder gestionar las actividades y las tareas que le son encomendadas.

Se trataba por tanto, de pasar de herramientas distribuidas en diferentes formatos o de aplicaciones propiedad de terceros proveedores, a herramientas centralizadas como repositorio único de gestión e información, y que estén a disposición de los gestores del ICO con acceso a la información desde cualquier dispositivo conectado a internet, con 100% de disponibilidad y con garantías de seguridad, protección e integridad de los datos que se generen  de las actividades relacionadas con la gestión de los inmuebles.

Por otro lado, las empresas externas de servicios deberían quedar integradas en los flujos de operación definidos por los técnicos del ICO para la ejecución de órdenes de trabajo asignadas, tanto correctivas, como preventivas o de servicios, registro de la actividad realizada, cumplimentación de documentos, información sobre los inventarios de activos y de instalaciones, o material de electromedicina, haciéndolos en primera instancia responsables de mantener siempre actualizada esta información.

Como mecanismo fundamental para los gestores del ICO era fundamental disponer de cuadros de indicadores asociados a los niveles de servicio para analizar los tiempos relativos a la gestión de órdenes de trabajo asignadas a los proveedores de servicios (tiempos de respuesta, ejecución, parada, presupuesto, etc.), según las condiciones contractuales y en función de la prioridad de la solicitud y/o el tipo de espacio, infraestructura o equipamiento, y a acontecimientos del tipo: vencimiento de contratos, órdenes de trabajo que lleven retraso, tareas con fecha fija, etc.,  todo ello con posibilidad de alarmado.