En el ámbito de la farmacia hospitalaria, la gestión eficiente de los flujos de trabajo es clave para garantizar la seguridad del paciente y la optimización de recursos. Un desafío recurrente es el ajuste de las dinámicas laborales de los viernes, cuando se deben preparar los carros de unidosis para cubrir las necesidades del fin de semana en la planta. Este proceso implica una carga adicional para el personal, lo que puede generar tensiones operativas y riesgos de error, además de impactar en el uso de los recursos disponibles.

Antes de implementar soluciones complejas, como la reasignación de personal o la incorporación de nuevas tecnologías, es fundamental realizar un análisis detallado del flujo de trabajo. Este enfoque permite identificar cuellos de botella, redundancias o ineficiencias que pueden estar contribuyendo al problema. Solo a partir de una comprensión del proceso se podrán diseñar estrategias que logren un equilibrio entre las demandas técnicas del sistema con los recursos de la institución.

Este artículo explora cómo abordar este desafío desde un caso ejemplo con una perspectiva integral, combinando análisis técnico-operativo con una visión estratégica de los recursos.

CASO EJEMPLO – CÓMO RESOLVER EL PROBLEMA

Optimización del proceso de preparación de unidosis en un hospital: un caso práctico de mejora en eficiencia.

El hospital se enfrenta a un desafío en la preparación de unidosis para el fin de semana, ya que no cuenta con servicio de farmacia durante esos días. Esto obliga a que toda la medicación para la planta hospitalaria se prepare los viernes, lo cual genera tensiones operativas en el servicio, sobrecarga de trabajo y un exceso de horas extras por parte del personal. Los procesos no son lo suficientemente eficientes y la carga laboral al final de la semana se vuelve un problema que se debe resolver.

Para abordar este problema, el primer paso es analizar el flujo de trabajo de la farmacia, especialmente los viernes, cuando se realiza la preparación masiva de la unidosis. Este análisis implica observar cada paso del proceso: desde la recepción de las prescripciones médicas hasta la entrega final de los carros para las plantas correspondientes. Es crucial entender cómo se distribuye el trabajo y si hay actividades que podrían estar causando cuellos de botella.

Una de las herramientas más efectivas para identificar ineficiencias en este tipo de procesos es el diagrama de espagueti, una representación gráfica que muestra el flujo físico de los materiales o personas a través de un espacio. Al crear este diagrama para la farmacia del hospital, se pueden visualizar los movimientos innecesarios, las distancias recorridas y las actividades que no añaden valor en el proceso de preparación de unidosis.

Diagrama de espagueti (izquierda) y distribución inicial de zonas de trabajo (derecha).

Con base en el análisis del flujo de trabajo y los hallazgos del diagrama de espagueti, se plantean alternativas para mejorar el proceso de preparación de las unidosis y reducir la carga de trabajo del personal durante los viernes eliminando el tiempo de no valor. En el caso ejemplo se plantearon 8 alternativas.