ROSMIMAN® Healthcare incorpora SmartDOC, para gestionar de forma transversal todos los documentos relacionados con los activos e infraestructuras hospitalarias, así como con los servicios, administración, contractuales, técnico-legales, OCAS, inspecciones legales, mantenimiento, certificaciones, contratos, licencias, documentos patrimoniales etc., manteniéndolos actualizados de forma dinámica y en tiempo real.

ROSMIMAN® Healthcare SmartDOC introduce en el mercado un salto tecnológico en relación con la gestión documental de activos e infraestructuras existente hasta ahora en el mercado y comercializado por otras compañías.

Beneficios

LIBERTAD DE ORGANIZACIÓN

No te atamos las manos ni te damos una funcionalidad específica y cerrada para la gestión documental. Puedes organizar la documentación de tus activos de forma flexible, práctica y adaptada a tu organización sin limitaciones o condiciones en tu entorno ROSMIMAN® Healthcare. Tú fijas las reglas, nosotros te damos las herramientas para tu autonomía organizativa y funcional.

• Creación ilimitada de grupos por tipologías de activos y evaluación de los grados de cumplimiento mediante dashboard.
• Creación ilimitada de grupos de documentos y relaciones por tipologías.
• Creación ilimitada de estructuras documentales basadas en Nodos / Grupo / Operación / Categoría.
• Gestión de los tiempos documentales mediante calendario o timeline con diagramas de GANTT y Pseudo-GANTT para documentación recurrente o puntual.
• Capacidad de adaptación de estructuras de documentos, tipos de procesos y controles para cualquier normativa actual y futura.

Si ya tienes un gestor documental corporativo, te facilitamos la integración con las estructuras de activos de ROSMIMAN® para que puedas vincular ambos entornos y disponer de un control documental más operativo para las funciones a desarrollar por el Facility Manager.

Te relacionamos los sistemas documentales que actualmente tenemos ya operativos, siendo la lista no limitativa:

• Alfresco®
• Sharepoint®
• Remedy®
• Abast ScanVisio®
• Google® Docs

Además, nuestra ROSMIMAN® REST API Services te da libertad para intercambiar la información documental con otros sistemas internos o de terceros que no necesariamente sean un gestor documental (Sistemas ERP, otros productos CAE, etc.) con las medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.

ESTRATEGIA Y CONTEXTO OPERATIVO

Puedes definir tus estrategias y contextos operativos de gestión de la documentación de cualquier área de actividad y tipología de documentos de tu compañía: mantenimiento técnico-legal y normativo, documentación de activos técnicos (especificaciones y manuales), documentación patrimonial, CAE-Coordinación de Actividades Empresariales, proyectos de obras y legalizaciones, PRL y EPIs, suministros y gestión energética,  gestión medioambiental y residuos, seguridad, etc., adaptándola a tu operativa diaria mediante workflows, reglas, alertas y niveles de validación, tanto horizontales como verticales.

Todo ello, mediante multiestructuras documentales jerárquicas que puedes mantener de forma libre y mediante Plug&Play sobre los árboles de documentos.

GUIADO Y SECUENCIACIÓN

Hemos añadido inteligencia al proceso y te guiamos de forma ordenada en la definición y secuenciación de tu control documental. Con una interfaz de usuario extremadamente sencilla e intuitiva, te guiamos visualmente y mediante secuenciación de pasos a seguir en el proceso de gestión y validación documental, generando directamente las líneas de tiempo para su seguimiento visual a través de los diagramas de GANTT, tablas o dashboards de seguimiento.

DESPLIEGUE Y TRAZABILIDAD

Puedes decidir cuáles son tus canales de comunicación para un tratamiento descentralizado de la Gestión Documental. Nosotros te daremos validación y trazabilidad completa de cómo circulan tus documentos por los canales de comunicación que hayas establecido y en qué estado se encuentran, tanto de usuarios destinatarios finales como de avances sobre el proceso de validación, según el workflow definido, y en qué punto se encuentran.

Puedes establecer los mecanismos de control y auditoria de los procesos documentales de forma libre, e incorporar diferentes perfiles a través del Portal Colaborativo y dispositivos móviles, así como las obligaciones documentales que les son asignadas a cada uno de ellos, (Empleados, Contratistas, Clientes, Proveedores, Auditores, etc.).

Además, añadimos y clasificamos de forma automatizada toda aquella documentación generada por el propio desarrollo de la actividad de Mantenimiento y Facility Management  que desarrolles con ROSMIMAN® Healthcare en su operativa diaria con sus diferentes módulos (Gestión de Activos y Mantenimiento, Gestión Patrimonial, Gestión de Propiedades y Arrendamientos, Gestión de Espacios y Ocupación, Gestión de Sostenibilidad Medioambiental, Gestión de Servicios Generales, Gestión de Proyectos), contratos, documentos vinculados a órdenes de trabajo, especificaciones de equipamientos y materiales técnicos asociados a tus activos, documentación de fabricantes, pedidos de compra, presupuestos o especificaciones de recambios de almacén, checklists, validados de revisiones técnico-legales o normativas de obligado cumplimiento, certificaciones externas de terceros vinculadas a inspecciones o preventivos, facturas de suministros, y un largo etc.

OPTIMIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GRADO DE CUMPLIMIENTO

Las experiencias ya desplegadas en clientes de alta complejidad y volumen de documentos, procesos y perfiles relacionados nos indican que se reducen los tiempos de gestión, administración y control de documentación vinculada a tus activos inmuebles en más de un 50% respecto a un sistema tradicional de recopilación y almacenamiento documental, añadiendo además la seguridad en la custodia y en el cumplimiento con la implicación de todos los actores relacionados en el proceso documental: empresa, empleados, proveedores, clientes, contratistas e inquilinos.

Adicionalmente, podrás agilizar tus procesos de auditoria y cumplimiento y realizar procesos de preauditoría interna en base a todos los indicadores que te mostramos para obtener certeza de certificación positiva en las auditorias. Además, te ofrecemos la validación documental mediante el uso de certificados y firma digital con validez legal, tanto en documentos puntuales, como recurrentes en documentos de alta frecuencia o repetitividad, por ejemplo, el registro de órdenes de trabajo con firma digital y validez legal.

Para más información sobre nuestros productos y servicios visita: www.rosmiman.com