Introducción

Durante los trabajos conducentes a la obtención de la certificación ISO 9001:2008, por parte del Área de Calderas y Gases Medicinales (CGM) del HUC, se presentó la oportunidad de realizar una acción de mejora que permitiera el acceso a la documentación que este Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) genera, tal como procedimientos, instrucciones técnicas, etc., mediante la incorporación de los códigos QR.

Utlizando dispositivos móviles del tipo smartphone o tablet, las consultas se realizan de una manera rápida, sencilla y de campo, con la ventaja adicional de no tener que actualizar la documentación permanentemente mediante impresiones en papel o la necesidad de disponer de un puesto informático cercano.

A partir de esta idea inicial, se añadió la incorporación de un sistema de etiquetado de la maquinaria y las instalaciones mediante códigos QR que facilitaran, entre otras cosas, su identificación y el acceso a la información técnica disponible para las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo a llevar a cabo por los técnicos responsables.

Objetivos

Por las dimensiones del HUC y la dispersión de los equipos e instalaciones que éste tiene, incluyendo los de los Centros de Atención Especializada (CAE) externos, que están adscritos al Complejo Hospitalario en el área norte de la isla de Tenerife, teníamos la necesidad de que los nuevos procedimientos e instrucciones de mantenimiento preventivo y correctivo, incorporados al SGC por la certificación ISO 9001:2008, estuvieran a disposición de cualquier técnico del Área de Calderas y Gases Medicinales (CGM), de forma inmediata en el mismo lugar donde se necesitara desarrollarlos.

Así se conseguiría que los protocolos de mantenimiento establecidos se realizaran correctamente ya que, además de estos procedimientos, se contaría con toda la información técnica y las plantillas de control que se necesitasen, optimizando los tiempos de ejecución.

Con este objetivo, se planteó establecer un acceso rápido a la documentación mediante un código QR asociado a cada máquina o instalación, para su lectura mediante smartphone o tablet, consiguiendo reducir al máximo los tiempos de ejecución y la seguridad de los mantenimientos, al disponer de toda la información (desde el código del equipo, a la documentación técnica o a las plantillas para el registro de los chequeos periódicos) en formato electrónico de forma inmediata. 

Metodología

Preparación de la documentación

- Toda la información que queríamos difundir se imprimió en formato PDF, posibilitando de esta manera el acceso y descarga de la misma desde cualquier dispositivo digital.

- Para los formatos PDF que necesitan ser cumplimentados (plantillas, registros, etc.) se le asignaron las casillas a rellenar, mediante un software que permite tal acción.

Acceso a la documentación

- Para poder acceder a la documentación desde cualquier punto se hizo necesario tener un alojamiento online que la contuviese. Para ello, se escogió la plataforma Dropbox, ya que ofrece este servicio de manera gratuita. 4Se realizó la carga en el servidor Dropbox de toda la documentación que se requiere difundir.

-Mediante el software gratuito APLILabel generamos los códigos QR, que contendrá el enlace web donde está almacenado el documento.

- Se decidió realizar la prueba piloto en las máquinas de lavado y esterilización de instrumental quirúrgico y sanitario del Servicio de Esterilización del HUC.

- Se ejecutó la impresión de las etiquetas adhesivas con el código QR, añadiéndole un texto identificativo del documento enlazado.

- Se colocaron las etiquetas en los equipos e instalaciones con los formatos y demás documentos correspondientes.

- Se realizó una verificación de lectura del código QR y de su enlace web.

- Como aplicación adicional, se añadieron códigos QR con información para el usuario sanitario del estado de los equipos y con el calendario de mantenimiento de los mismos.

Resultados y discusión

- Desde la implantación de este sistema se ha conseguido que todos los técnicos del Área de Calderas y Gases Medicinales realicen las tareas de mantenimiento según el procedimiento y/o instrucción técnica que lleve consigo cada equipo o instalación.

- Fue de gran ayuda para aquellos técnicos eventuales que vieron en la herramienta una manera fácil de adquirir o reciclar sus conocimientos sobre los equipos e instalaciones después de un tiempo de inactividad.

- A parte de ello, por medio de los formatos en PDF rellenable, se ha evitado la pérdida de datos por el traslado en papel de los mismos desde la ubicación de la instalación al puesto informático donde se registra y almacena dicha información.

- Por último, al tratarse de documentos electrónicos, cada cambio en los mismos no se traduce en un nuevo relleno de tablas o registros en papel, ni una nueva impresión de la documentación, ahorrando de esta manera tiempos y costes derivados de estas acciones.

Conclusiones

Con la incorporación de este sistema de identificación, mediante códigos QR, como herramienta para la gestión y el desarrollo del mantenimiento de la maquinaria y las instalaciones que se encuentran bajo la responsabilidad del Área de Calderas y Gases Medicinales, de la Sección de Ingeniería de Instalaciones y Máquinas, de la Subdirección de Ingeniería,Mantenimiento y Obras del HUC, se ha conseguido:

- Mejorar la divulgación de la información presentada a los técnicos debido a que el control de la misma se puede realizar desde un solo puesto informático sin necesidad de desplazarte a la ubicación donde se precise dicha información.

- Incrementar la inmediatez, calidad y seguridad en los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos y sistemas que tienen asignados los técnicos del Área de CGM.

- Dar una imagen de un servicio técnico actualizado con las nuevas tecnologías, habiéndose utilizado, además, herramientas de software gratuitos para conseguir que los costes sean mínimos para el servicio.

- Ser pioneros en esta forma de tratamiento de la información dentro del Complejo Hospitalario Universitario de Canarias, en donde otras áreas técnicas, e incluso asistenciales, se han interesado para la incorporación de este sistema a su gestión.